Calcule ROI antes de decidir

¿Cuál es el software correcto para sus usuarios y su empresa? La respuesta es sencilla, utilice las herramientas que hagan que sus usuarios sean más eficientes y que obtenga el mejor retorno  de inversión (ROI siglas en inglés) para su empresa.

Pero, ¿qué es el ROI?

El retorno en la inversión o de la inversión (Return on Investment, ROI) es una aproximación matemática para ayudarle a hacer la mejor decisión al adquirir un software. Al calcular el ROI usted hará sólidas decisiones basadas en lógica de negocio y no basadas en sentimientos, deseos o emociones.

La ecuación básica para el ROI es sencillamente:

Si pensamos en esta ecuación en términos del software está claro que a fin de justificar el costo de compra de la licencia debe haber ahorros al emplearla. La clave está en el cociente resultante de los ahorros en tiempo entre los costos así que el mejor ROI es minimizando los costos. Imaginemos el siguiente escenario: Si su compañía licencia un software por $500usd al año eso le ahorraría $2,000usd de costos de trabajo, entonces su ROI sería 400% como se muestra en la siguiente figura:

¿Por qué debería poner atención?

La forma que usted piense acerca del software y del ROI típicamente depende de su rol en la organización siendo el caso en la mayoría de las compañías así:

-       Usuarios CAD y gerentes CAD.  Ambos persiguen ahorros con el nueva tecnología software.

-       Gerentes CAD y Líderes de proyecto. Ambos persiguen controlar los costos asociados con la adquisición e  implementación del nuevo software.

-       Gerente de Proyectos. Persiguen definitívamente el mayor ROI posible asegurándose que los costos y ahorros estimados sean razonables.

Así, partiendo de las funciones o roles usted puede ver la importancia de su rol al ir tras un mayor ROI, se requiere acción:

-       Usuarios CAD y gerentes CAD.  Buscarán que el software haga las cosas más rápido.

-       Gerentes CAD y Líderes de proyecto. Que el nuevo software y su implementación esté dentro del presupuesto.

-       Gerente de Proyectos. Cuestiona cada cosa y valida la matemática de cada uno.

En ahorros, Tiempo = $$$

Veamos un ejemplo: La compañía XYZ Steel Detailing provee servicios de diseños a una gran variedad de clientes. Cada diseñador realiza en promedio 150 proyectos en un año y cada uno gana $25/hora. La compañía usa un software que le cuesta $360 usd por año y el precio es menor que otro que le costaría  $1,045usd por año.

Ideas para ahorrar o ideas ROI. Uno de los diseñadores opina que adquirir el más caro le hará más productivo porque se automatizarán muchos procesos lo que le ahorrará tiempo por cada proyecto. Para asegurar esta idea se realizó una prueba obteniendo una licencia de evaluación por 30 días y se observó que con la nueva herramienta se tomó dos horas menos por proyecto que con la herramienta más económica.

Calculando el ahorro: Ya que cada hora-labor del diseñador cuesta $25 entonces el ahorro por proyecto es $50 ( 2 hrs x $25/hr) pero el monto de ahorro crece si lo calculamos tomando en cuenta la cantidad de proyectos que realiza el diseñador en un año, el ahorro es $7,500 ($50/proyecto x 150 proyectos).

Conclusión inicial:  Con este sencillo cálculo se muestra que los ahorros de $7,500/año justifica la licencia del software que cuesta $1,045 por año más bien que el que cuesta $360 usd por año. Pero, ¿cómo luce el cálculo? Veamos:

¿ahora ve usted cómo será más persuasivo empleando un cálculo del ROI que simplemente decir “quiero un nuevo software”?

Como en este caso usted sabe que la clave es encontrar las ideas ROI, o sugerencias ROI, estas provienen de quienes realmente usan el software, pero dichas ideas son también evaluadas por los gerentes quienes las prioritizan acompañadas desde luego por el cálculo de ROI.

Refinando el cálculo ROI

Es importante considerar más a detalle otros factores a fin de establecer con más exactitud (hacer más real) el cálculo de ROI. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo deben invertir aprendiendo el nuevo software?, ¿cuánto tiempo tomará la implementación? estos tiempos son costos que a diferencia del pago del mantenimiento anual del licenciamiento del software se reducen al pasar los años, veamos cómo expresarlo:

Donde Costos en Año 1 =  Costo del software + Entrenamiento + Implementación

Donde Costos en Año N = Costo del software

Si se consideran varios años de valores del ROI podemos concluir que:

-       El ROI del primer año es más bajo que los subsecuentes años porque los costos son mayores en el primer año.

-       Si el ROI para el primer año en invertir en un software es bueno entonces el ROI mejorará en los años subsecuentes conforme los costos bajen.

-       Entre más años use el software el ROI aumentará.

En resúmen

Decidir cuáles herramientas software son las mejores para los usuarios no es un juego de prueba y error ni tampoco es asunto de solamente comprarlo y esperar que funcione para bien de la compañía. Usted hará decisiones inteligentes al calcular el ROI considerando costos y ahorro en tiempo. Por supuesto, usted tendrá que hacer algo de tarea para obtener un análisis inteligente del ROI, su compañía bien vale ese esfuerzo.

Extracto de artículo original que puede consultar aquí